Briefing Papers & Virtual boardroom & Virtual boardroom

Het materialen met de board moeten belanden samengevat en Board Effect opgemaakt opdat de bestuursleden zich heel gemakkelijk kunnen voorbereiden en zichzelf kunnen concentreren op de belangrijkste kwesties ter voorbereiding op een bestuursvergadering. Papers die betrekking hebben met specifieke agendapunten moeten eerlijk worden gestructureerd, met rubrieken als ‘doel’, ‘achtergrond’, ‘risico’s’, ‘kwesties’, ‘impact’ en ‘aanbevelingen’. Briefing papers moeten is:

• Kort, bondig plus materiaal. Bestuursdocumenten die bij een bepaald agendapunt bekijken, hoeven niet meer dan vier tot zes pagina’s te is, met eventuele verdere details in de bijlagen. Veel directeuren klagen persoonlijk dat hen bestuurspapieren vaak twee weleens zo lang zijn als zou moeten.
• Tijdig. Informatie dienen worden gedistribueerd, bij keuze in de handen van de directeuren, minstens vijf werkdagen van tevoren. Hierdoor beheersen bestuursleden – vooral niet-uitvoerende bestuurders, dat minder vertrouwd zijn bij het handelsbedrijf als uitvoerende bestuurders – de kwesties voor een vergadering kompleet bespreken.
• Gericht en actiegericht. In de kranten moet de kwestie ter bespreking worden voorgelegd, de risico’s van elke geïdentificeerd alternatief worden geëvalueerd, oplossingen word geboden voordat een effectieve aanpak van het probleem, en het management een duifje geven met de bij ondernemen actie. Het moet duidelijk bestaan wat het directeuren nodig hebben. Ben dit dezelfde kwestie van beslissing, alleen ter informatie of door op erbij merken (indien uitgeoefend binnen de bestaande CEO / managementautoriteit)?

Als een voorstel ingewikkelder zijn of aanvullende uitleg behoeft, zou u bestuur inslikken overwegen vanwege de aangelegenheid te delegeren aan beslist comité betreffende de raad of vanwege een-op-een briefings op erbij stellen van elke bestuurder door een promotor van het voorstel.

Een rol met de voorzitter & Board meeting software & The boardroom

Aan het bestuur van de bestuur en het optreden als facilitator en gids, een effectieve bestuursvoorzitter is absoluut essentieel. Tijdens u houden met de vergaderingen moet het voorzitter:

• Behoud het controle aangaande de procedure zonder het discussie erbij domineren, waarbij alle regisseurs gelijk bewerkt worden. Helaas is het niet ongebruikelijk dat dezelfde voorzitter is of haar mening kenbaar maakt voordat alle directeuren hun mening kenbaar maken, waardoor een eerlijke uitwisseling van ideeën wordt gezicht.
• Vergemakkelijk de besluitvorming door beslist gericht debat te stimuleren, gebruik te maken van alle bijdragen, een constructieve discussie aan te moedigen en ervoor te zorgen dat echte meningsverschillen word uitgelicht plus opgelost. Bekwaam ondervragen helpt om moeilijkheden te verduidelijken en moedigt de volledige deelname betreffende de directeuren aan.
• Stuur het bord volgens consensus. Beslist goede voorzitter zal steevast streven naar een consensusbeslissing, niet louter een beslissing op basisbeginsel van meerderheidsstem. (Zie Consensus opstellen, bij pagina 26 voor meer informatie. ) In sommige rechtsgebieden positie de statuten van de bedrijf toe dat de voorzitter het “beslissende stem” uitbrengt om een stembriefje op de bord bij verbreken. Tevens als dit wordt toegestaan, moet de stoel dit recht niets uitoefenen, omdat het een spanningen met het bord verergert.
• Zorg ervoor dat de beslissingen die worden genomen correct worden begrepen en vastgelegd.